Règlements généraux de l’Association

17 avril 2016 Auteur

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RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 2016

 

Juin 2019: Proposition de modifications des règlements généraux

RÈGLEMENTS GENERAUX NUMÉRO 2

(RÉGIE INTERNE)

DE

ASSOCIATION DES RÉSIDENTS DU LAC MERCIER INC.

(l’ « association»)

Ces règlements généraux (également désignés de façon générale comme « RÈGLEMENT No. 2 » ou aux présentes, comme les « Règlements », lesquels remplacent le règlement No. 1, ont été adoptés par une résolution du Conseil d’administration de l’Association le 17 avril 2016 et ont été ratifiés le 19 juin 2016 par une résolution des Membres de l’Association.

1.0                    INTERPRÉTATION

Les Règlements de l’Association doivent être interprétés en conformité avec la partie III de la Loi sur les compagnies, (RLRQ c. C‑38), y compris tout amendement subséquent et toute loi affectée au remplacement de celle-ci (la « Loi »).

Les mots et expressions définis dans la Loi ont la même signification pour les fins des Règlements.

2.0                    OBJET

L’Association a pour objet la protection de l’environnement du bassin versant du Lac Mercier, la préservation de sa valeur écologique, la protection des intérêts de ses riverains et la préservation de leur qualité de vie et de la valeur de leurs propriétés.

3.0                    ORGANISATION DE L’ASSOCIATION

3.01      Décisions administratives

Le conseil d’administration de l’Association (le « Conseil d’administration ») fixe, par le biais d’une résolution :

  1. l’adresse du siège social dans les limites de la Ville de Mont-Tremblant, province de Québec; et
  2. la date prévue pour la fin de chacun des exercices financiers de l’Association.

3.02      Représentation de l’Association

Tout administrateur de l’Association ou toute personne désignée par le Conseil d’administration est autorisé et a le pouvoir de représenter l’Association dans le cadre de toute procédure judiciaire ou administrative incluant, sans limiter la généralité de ce qui précède:

  1. de représenter l’Association pour tout bref de saisie-arrêt avant ou après jugement qui peut lui être signifié;
  2. de préparer des procédures, mémoires et affidavits qui peuvent être nécessaires advenant des procédures judiciaires ou administratives;
  3. de faire toute demande de dissolution ou liquidation ou toute requête pour mise en faillite contre tout débiteur de l’Association et d’être présent et de voter aux assemblées des créanciers et d’octroyer des procurations à ce sujet;
  4. de répondre à tout interrogatoire et autres procédures qui pourraient être nécessaires dans un litige concernant l’Association; et
  5. de représenter l’Association dans le cadre de toute affaire.

3.03      Nom d’emprunt

Sous réserve des limites imposées par la Loi, pour les fins de ses activités, l’Association peut également se présenter et se faire connaitre sous la désignation « Association du Lac Mercier ».

4.0                    ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.01      Assemblée annuelle

À la fin de chaque exercice financier de l’Association, dans les délais prescrits par la Loi, une assemblée générale annuelle des membres de l’Association (les « Membres ») se tient à la date, à l’heure et à l’endroit (sous réserve des dispositions de l’article 4.03 des présentes) que le Conseil d’administration détermine chaque année, pour procéder à l’examen des états financiers, à l’élection des administrateurs de l’Association et, s’il y a lieu, à l’étude du rapport de l’auditeur ou de l’expert-comptable, à la nomination ou au renouvellement du mandat de ceux-ci ainsi qu’à la détermination de leur rémunération pour l’année en cours. De préférence, les assemblées générales annuelles des Membres se tiendront un samedi, un dimanche ou un jour férié.

4.02      Assemblée spéciale

Une assemblée spéciale des Membres peut être convoquée en tout temps:

  1. par le Conseil d’administration, au moyen d’une résolution; et
  2. à la demande d’un groupe de Membres en règle représentant au moins dix pourcent (10%) du nombre total des Membres de l’Association, au moyen d’une requête écrite à cet effet, adressée au secrétaire de l’Association. Une telle requête doit mentionner le but pour lequel l’assemblée doit être convoquée, être signée par tous les requérants et être déposée au siège social de l’Association. À défaut par le secrétaire de l’Association de convoquer une telle assemblée dans les dix (10) jours de la réception de ladite requête afin d’être tenue à l’intérieur d’un délai de trente (30) jours d’une telle convocation, celle-ci pourra être convoquée par l’un des signataires de la requête.

4.03      Lieu des assemblées

Les assemblées des Membres sont tenues dans les limites de la Ville de Mont-Tremblant, à tout endroit déterminé par le Conseil d’administration.

4.04      Avis de convocation

Un avis de convocation spécifiant la date, l’heure, le lieu ainsi que les affaires devant être traitées à une assemblée annuelle ou spéciale doit être envoyé par la poste régulière à chacun des Membres à l’adresse des Membres figurant aux registres de l’Association, et à chaque administrateur de l’Association, au moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue d’une telle assemblée.

4.05      Renonciation à l’avis de convocation

Un Membre peut renoncer en tout temps et de toute manière à un avis de convocation d’une assemblée des Membres ou autrement consentir à la tenue de l’assemblée; la présence de tout Membre à une assemblée des Membres doit être considérée comme une renonciation à l’avis de convocation, sauf si tel Membre est présent dans le but exprès de s’objecter à ce qu’il n’y soit traité toute affaire pour le motif que cette assemblée n’a pas été régulièrement convoquée.

4.06      Assemblée sans avis

Une assemblée des Membres peut être tenue sans avis, en tout temps et à n’importe quel endroit permis par la Loi si tous les Membres sont présents en personne ou si toutes personnes non présentes ont renoncé par écrit à l’avis de convocation ou ont consenti à la tenue de l’assemblée.

4.07      Quorum

Le quorum à toute assemblée annuelle ou spéciale des Membres est atteint lorsqu’au moins dix pourcent (10%) des Membres en règle sont présents en personne.

Aucune affaire ne peut être transigée dans le cadre d’une assemblée à moins que le quorum ne soit atteint dès l’ouverture de l’assemblée et qu’il ne le demeure tout au long de ladite assemblée.

4.08      Participants aux Assemblées

À l’occasion de toute assemblée annuelle ou spéciale, un Membre peut être accompagné de toute personne habitant dans son Unité d’habitation à titre de conjoint(e), ascendant(e) ou descendant(e). Sous réserve des dispositions de l’article 4.09, toute telle personne ne sera toutefois pas investie d’un droit de vote et sa présence n’aura aucun effet sur le calcul du quorum.

4.09      Droit de vote

Seuls les Membres en règle ont le droit de voter dans le cadre des assemblées annuelles ou spéciales. Chaque membre a droit à un (1) vote. Le vote par procuration n’est pas permis ; nonobstant ce qui précède, tout Membre peut déléguer son droit de vote à toute personne âgée d’au moins dix-huit (18) ans, habitant dans son Unité d’habitation  à titre de conjoint(e), ascendant(e) ou descendant(e).

4.10      Majorité

Sous réserve des dispositions de la Loi ou ses règlements, toute question soumise aux Membres à une assemblée est décidée par la majorité des votes exprimés sur la question. Dans l’éventualité d’une égalité des votes, le président de l’assemblée n’aura pas de voix prépondérante.

4.11       Vote à main levée

Le vote doit se faire à main levée, sauf lorsque qu’au moins vingt pourcent (20%) des Membres présents à l’assemblée exigent un vote au scrutin secret.

4.12      Membres de l’Association

L’Association comprend une seule catégorie de Membres, soit toute personne intéressée à devenir membre de l’Association, laquelle doit:

  1. souscrire à l’objet prévu à l’article 2.0 des présentes ;
  2. être âgé d’au moins dix-huit (18) ans ;
  3. résider à l’intérieur d’un périmètre de cent (100) mètres contigüe de la rive du bassin versant du Lac Mercier, Ville de Mont-Tremblant, province de Québec (le « Territoire ») ; « résider » aux termes du présent article 4.12c) signifie être propriétaire ou locataire à long terme (aux termes d’un bail écrit d’une durée d’au moins six (6) mois) d’une maison, d’un condominium, d’un logement ou de tout autre type d’unité d’habitation (collectivement, une « Unité d’habitation ») situé à l’intérieur du Territoire ; dans l’éventualité de copropriétaires ou colocataires d’une même Unité d’habitation, une seule personne peut être désignée à titre de Membre ;
  4. en faire la demande dans la forme prescrite par le Conseil d’administration; et
  5. payer les frais d’adhésion ainsi que la cotisation annuelle fixés par le Conseil d’administration de temps à autre.

4.13      Certificats et cartes de membres

Le Conseil d’administration peut de temps à autre pourvoir à l’émission de certificats ou de cartes de membres à tout Membre en règle. Les certificats ou cartes de membres doivent être signées par au moins un (1) membre du Conseil d’administration ou autrement selon les directives du Conseil d’administration.

4.14      Cotisation

Les frais d’adhésion et la cotisation annuelle des Membres doivent être payés en argent comptant ou par chèque aux époques, lieu et en la manière fixée de temps à autre par le Conseil d’administration.

4.15      Retrait

Tout Membre peut se retirer en tout temps, en signifiant ce retrait à un officier de l’Association. Toutefois, le retrait d’un Membre ne le libère pas du paiement de toute cotisation due à l’Association.

4.16      Expulsion

Tout Membre qui enfreint une disposition quelconque des Règlements ou dont la conduite ou les activités sont jugées incompatibles ou nuisibles aux intérêts de l’Association, peut être expulsé de l’Association par résolution du Conseil d’administration. L’expulsion n’est opposable au Membre en question que s’il a eu le droit d’être entendu à une réunion du Conseil d’administration convoquée à cette fin. La décision du Conseil d’administration doit être transmise au Membre concerné par écrit; elle est finale et sans appel. 

5.0                    CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.01      Composition

Sous réserve des dispositions des Lettres Patentes de l’Association, les affaires de cette dernière sont administrées par un conseil composé de cinq (5) administrateurs.

5.02      Éligibilité

Tout Membre en règle est éligible pour agir comme membre du Conseil d’administration. Nonobstant ce qui précède, toute personne Membre qui occupe la fonction de conseiller municipal ou de maire de la Ville de Mont-Tremblant, province de Québec, n’est pas éligible au poste d’administrateur de l’Association.

5.03      Élection et durée du mandat

L’élection des administrateurs de l’Association doit être effectuée à chaque assemblée annuelle ou, le cas échéant, lors d’une assemblée spéciale des Membres. Tout administrateur ainsi élu demeure en fonction jusqu’à l’élection de son successeur, à moins qu’il ne démissionne ou que son poste ne devienne vacant à la suite de son décès, de sa destitution ou autrement.

5.04      Administrateur retiré

Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occuper ses fonctions tout administrateur:

  1. qui offre par écrit sa démission au Conseil d’administration à compter du moment de son acceptation;
  2. qui cesse de posséder les qualifications requises;
  3. qui est en faillite, qui fait une liquidation générale au profit de ses créanciers ou qui est déclaré insolvable; ou
  4. qui devient interdit ou faible d’esprit.

5.05      Révocation

Le mandat d’un administrateur peut être révoqué au moyen d’une résolution ordinaire adoptée par les Membres dans le cadre d’une assemblée annuelle ou spéciale dûment convoquée à cette fin.

5.06      Vacance

Sous réserve des dispositions de la Loi et nonobstant toute vacance, les administrateurs en fonction peuvent exercer tous les pouvoirs du Conseil d’administration, tant et aussi longtemps qu’il y a au moins trois (3) administrateurs en poste. Tant et aussi longtemps qu’il y a au moins trois (3) administrateurs en poste, tels membres restant du Conseil d’administration peuvent combler toute vacance au sein du Conseil d’administration en désignant un nouvel administrateur. Toute vacance au sein du Conseil d’administration peut également être comblée à l’occasion de l’assemblée annuelle des Membres suivant immédiatement une telle vacance sauf si le quorum au sein du Conseil d’administration prend fin auquel cas une assemblée générale des Membres devra être tenue dans les meilleurs délais pour élire un nombre d’administrateurs requis afin de combler toute vacance au sein du Conseil d’administration.

5.07      Rémunération

Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services, pourvu qu’ils soient remboursés pour les dépenses raisonnables qu’ils auront encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

5.08      Pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration administre les affaires de l’Association. Sous réserve de l’article 5.17 des présentes, le Conseil d’administration exerce ses pouvoirs par voie de résolutions adoptées au cours d’une réunion dans le cadre de laquelle le quorum est respecté.

De plus, le Conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l’Association d’accepter, d’acquérir, de solliciter ou de recevoir des legs, présents et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir ses objectifs. 

5.09      Convocation

Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire de l’Association :

  1. sur réquisition écrite du président de l’Association ; ou
  2. sur demande écrite de la majorité des membres du Conseil d’administration.

5.10      Fréquence

Le Conseil d’administration se réunira au moins trois (3) fois à chaque exercice financier de l’Association.

5.11       Avis de convocation

Un avis de convocation spécifiant la date, l’heure, le lieu ainsi que les affaires devant être traitées à la réunion doit être envoyé par la poste régulière ou par courriel à chacun des administrateurs de l’Association au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la réunion.

5.12      Horaire et lieu des réunions

De préférence, les réunions du Conseil d’administration se tiendront un samedi, un dimanche ou un jour férié, dans la Ville de Mont-Tremblant, province de Québec.

5.13      Renonciation à l’avis de convocation

Un administrateur peut renoncer en tout temps et de toute manière à un avis de convocation d’une réunion du Conseil d’administration ou autrement consentir à la tenue de la réunion; la présence de tout administrateur à une réunion du Conseil d’administration doit être considérée comme une renonciation à l’avis de convocation, sauf si tel administrateur est présent dans le but exprès de s’objecter à ce qu’il n’y soit traité toute affaire pour le motif que cette réunion n’est pas régulièrement convoquée.

5.14      Participation à l’aide d’appareils de communication

Un administrateur peut, si tous les administrateurs de l’Association y consentent, participer à une réunion du Conseil d’administration à l’aide d’appareils de communication qui permettent à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer entre elles et, de ce fait, l’administrateur est réputé assister à cette réunion.

5.15      Quorum

Le quorum pour la tenue des assemblées du Conseil d’administration est de trois (3) administrateurs. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées.

5.16      Vote

Chaque administrateur a droit à un (1) vote. Toute question soulevée dans le cadre d’une réunion doit être décidée à la majorité des votes pris à main levée; en cas d’égalité des votes, le président n’aura droit à aucun vote prépondérant.

5.17      Résolution tenant lieu de réunion

Les résolutions écrites et signées par tous les administrateurs autorisés à voter à l’égard de celles-ci lors d’une réunion du Conseil d’administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une telle réunion. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé dans le registre des procès-verbaux et résolutions du livre de l’Association.

6.0                    OFFICIERS

6.01      Nomination

Le Conseil d’administration peut, annuellement ou lorsqu’il y est tenu, nommer un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier parmi les membres du Conseil d’administration. Si une même personne cumule les fonctions de secrétaire et trésorier, cette personne peut être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

6.02      Autres postes

Le Conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge utile, créer d’autres postes et nommer, pour les occuper, les officiers, employés ou mandataires qu’il juge à propos, lesquels exerceront les pouvoirs et rempliront les fonctions et devoirs que le Conseil d’administration pourra leur imposer par résolution.

6.03      Cumul

Une même personne peut occuper deux ou plusieurs postes au sein de l’Association.

6.04      Durée des fonctions

Tout officier occupe sa charge à compter du jour de sa nomination et ce, jusqu’à la nomination d’un remplaçant, à moins qu’il ne démissionne ou que son poste ne devienne vacant à la suite de son décès, de sa destitution ou autrement.

6.05      Attributions

6.05.1   Le président

Le président est le premier cadre de l’Association. Il doit présider toutes les assemblées des Membres de l’Association et des réunions du Conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de l’Association et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Conseil d’administration.   

6.05.2   Le vice-président

Le vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer et exercer ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le Conseil d’administration.

6.05.3   Le trésorier

Le trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de l’Association et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de l’Association dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de l’Association dans une banque à charte ou une société de fiducie ou dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le Conseil d’administration. Il doit dépenser les fonds de l’Association à la demande de l’autorité compétente, en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs de l’Association, lors de toute réunion du Conseil d’administration ou à leur demande, un compte de toutes les transactions et le bilan de la situation financière de l’Association. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le Conseil d’administration. 

6.05.4   Le secrétaire

Le Conseil d’administration peut autoriser le secrétaire, par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de l’Association sous la surveillance des officiers; le secrétaire doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des Membres de l’Association et des réunions du Conseil d’administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d’administration ou le président dont il relèvera d’ailleurs.  

6.06      Délégation des pouvoirs d’un officier

En cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir de tout officier de l’Association, ou pour tout autre motif que le Conseil d’administration juge suffisant, ce dernier peut déléguer, pour le temps nécessaire, tous ou partie des pouvoirs de tel officier à un autre officier ou à un administrateur de l’Association.

6.07      Démission et destitution

Tout officier peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au Conseil d’administration. Tout officier peut être destitué en tout temps, avec ou sans motif, au moyen d’une résolution adoptée par la majorité des administrateurs sujet toutefois, au contrat qui peut lier l’Association à un officier.

6.08      Vacance

Le Conseil d’administration comble toute vacance parmi les officiers de l’Association.

6.09      Rémunération

Les officiers ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services, pourvu qu’ils soient remboursés pour les dépenses raisonnables qu’ils auront encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

7.0                    RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS, OFFICIERS ET       AUTRES REPRÉSENTANTS

7.01      Limitation de responsabilité

Aucun administrateur ou officier de l’Association n’est responsable des actes, agissements, négligences ou défauts d’un autre administrateur, officier ou employé de l’Association. Ils ne sont pas non plus responsables de pertes, dommages ou dépenses occasionnés à l’Association par l’insuffisance ou un défaut de titre de tout bien acquis pour l’Association par ordre des administrateurs, ou de l’insuffisance ou de la faiblesse de toute garantie sur laquelle l’Association s’est dessaisie d’argent ou d’autres biens ou les a investis, ou de toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou des actes fautifs de toute personne avec laquelle de l’argent, des valeurs mobilières ou des effets ont été logés ou déposés, ou de toute autre perte ou dommage de quelque nature que ce soit, dans l’exécution de ses fonctions ou en relation avec celles-ci, à moins qu’elles ne soient survenues par son fait ou son défaut volontaire. 

7.02      Indemnités

Les administrateurs de l’Association sont par les présentes autorisés, sans l’approbation ou la confirmation des Membres, à faire en sorte que l’Association indemnise tout administrateur ou officier ainsi que leurs héritiers, ayants droit et représentants légaux, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’Association :  

  1. de tous frais, charges et dépenses que cet administrateur ou officier subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
  2. de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

8.0                    DISPOSITIONS FINANCIÈRES

8.01      Pouvoir d’emprunt

Sous réserve de la Loi et des Lettres Patentes de l’Association, les administrateurs peuvent de temps à autre, sans le consentement des Membres:

  1. emprunter de l’argent sur le crédit de l’Association;
  2. restreindre ou augmenter la somme à emprunter; et
  3. émettre des obligations ou autres valeurs de l’Association et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables,

pour une valeur n’excédant pas celle de l’actif de l’Association.

8.02      Délégation

Dans les limites permises par la Loi, le Conseil d’administration peut, de temps à autre, déléguer à un ou plusieurs officiers de l’Association, désignés par le Conseil d’administration, tous ou partie des pouvoirs énumérés ci-dessus, dans la mesure et de la façon déterminées par le Conseil d’administration au moment de la délégation. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le Conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces officiers.

8.03      Institutions financières

Les opérations bancaires et financières de l’Association sont réalisées auprès d’institutions financières que le Conseil d’administration désigne de temps à autre.

9.0                    POUVOIR D’AUTORISATION

Les contrats, chèques, effets bancaires et autres documents liant l’Association et exigeant la signature de celles-ci doivent être signés par deux (2) officiers de l’Association et engagent, une fois signés, l’Association sans autre formalité.

Le Conseil d’administration est autorisé à nommer, par résolution, certains officiers de l’Association comme signataires autorisés ainsi que tout courtier en valeurs mobilières comme fondé de pouvoir pour le transfert et l’arrêt de titres, obligations ou autres valeurs mobilières de l’Association.

10.0                  ADOPTION, ABROGATION ET AMENDEMENT

Le Conseil d’administration peut, de temps à autre, adopter ou promulguer de nouveaux règlements, non contraires à la Loi et aux Lettres Patentes de l’Association. Il peut abroger, amender ou remettre en vigueur d’autres règlements de l’Association. Ces nouveaux règlements ou amendements, doivent, à moins qu’ils n’aient été sanctionnés à une assemblée convoquée à cette fin, n’avoir d’effet que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des Membres et, à défaut d’y être sanctionnés, ils cessent d’être en vigueur à partir de ce moment. 

L’abrogation ou l’amendement des Lettres Patentes de l’Association n’entreront pas en vigueur et rien ne sera amorcé sous son autorité tant qu’ils n’auront pas été approuvés par le Registre des entreprises.

Adoptés par le Conseil d’administration en date du 17 avril 2016 et approuvés et ratifiés par les Membres en date du 19 juin 2016,

Thérèse Borduas,                                                                                                                                                                                                             

                                                                                  Présidente.